Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach Ogólne warunki współpracy - Ogólne zasady współpracy z klientem

Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach

Zakład Higieny Weterynaryjnej

ul. Brynowska 27, 40-585 Katowice

OGÓLNE WARUNKI WSPÓŁPRACY

Ogólne Warunki Współpracy określają zasady zawierania umów świadczenia usług na rzecz Klientów usługowych/urzędowych przez Zakład Higieny Weterynaryjnej
w Katowicach (zwany dalej „Zleceniobiorcą”).

I. Strony

1. Zleceniobiorcą jest Skarb Państwa – Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Katowicach, a zlecenie wykonywane jest przez Zakład Higieny Weterynaryjnej w Katowicach (Laboratorium) działający w ramach Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Katowicach.
2. Laboratorium, poza działalnością urzędową, prowadzi działalność usługową w zakresie weterynaryjnych badań laboratoryjnych, zgodnie z zakresami wykonywanych badań dostępnymi na stronie internetowej.
3. Zleceniodawcą może być Klient indywidualny, firma prywatna oraz podmioty urzędowe.
4. Obie strony obowiązują Ogólne Warunki Współpracy.
5. Realizacja zadań odbywa się zgodnie z przepisami prawa, normami, instrukcjami.

II. Odpowiedzialność

1. Klient odpowiedzialny jest za:

• pobranie, warunki dostarczenia oraz transport próbek do Laboratorium zgodnie z obowiązującymi dokumentami, np. normy, instrukcje, procedury.
  Laboratorium nie prowadzi działalności związanej z pobieraniem próbek;
• podanie prawdziwych informacji. Laboratorium nie ponosi odpowiedzialności za informacje przekazane przez Klientów. W przypadku wprowadzenia Laboratorium w błąd co do informacji zawartych w zleceniu, mających istotny wpływ na ważność wyników, Laboratorium nie będzie ponosiło odpowiedzialności za wynik badania.
• transport próbek do Laboratorium. Należy zachować wszelkie niezbędne środki zapobiegające jakimkolwiek uszkodzeniom lub zmianom mogącym wpłynąć na wyniki badań. Laboratorium nie ponosi odpowiedzialności za ryzyko związane z przesyłaniem materiału biologicznego pocztą (wytyczne dotyczące opakowania i transportu dostępne są na stronie internetowej www.katowice.wiw.gov.pl).
• terminowe dokonanie płatności za wykonanie usługi na podstawie wystawionej przez Laboratorium faktury.

2. Laboratorium jest odpowiedzialne za:

• wykonywanie badań zgodnie z obowiązującymi procedurami, normami;
• działanie w sposób rzetelny oraz bezstronny;
• zachowanie poufności - wszystkie informacje oraz materiały uzyskane od Klienta oraz wytworzone podczas realizacji działalności laboratoryjnej nie są wykorzystywane do celów innych niż statystyczne oraz naukowe, z wyjątkiem przypadków wymaganych przez prawo;
• realizację badań laboratoryjnych zgodnie z ustalonym terminem;
• niezwłoczne przekazywanie sprawozdań Klientowi (po otrzymaniu wpłaty za badanie).

III. Zlecenia

1. W celu realizacji zlecenia przez Laboratorium – strony zawierają umowę w postaci Zlecenia wykonania badania lub, w przypadku badań urzędowych, innego dokumentu wskazanego przez prawo.
2. Powiatowe Inspektoraty Weterynarii lub inne jednostki urzędowe działające w systemach VetLink, mogą wykorzystać je celem przesłania elektronicznego zlecenia.
3. Powiatowe Inspektoraty Weterynarii lub inne jednostki urzędowe działające w systemach e-Klient powinny dostarczyć do Laboratorium podpisane zlecenie.
4. Obowiązujące zlecenia wykonania badań dostępne są na stronie internetowej Laboratorium lub w Punkcie Obsługi Klienta.
5. Niezbędne jest podanie wszystkich danych wymaganych na zleceniach, lub innych wymaganych dokumentach, oraz złożenie podpisu przez Klienta.
6. Tylko zlecenie podpisane przez Klienta może zostać przyjęte do realizacji i oznacza akceptację warunków umowy, w tym zgodę na poniesienie wszelkich dodatkowych kosztów przeprowadzonych badań.
7. Laboratorium powinno poinformować Klienta, jeżeli wymagana przez niego metoda jest niewłaściwa lub nieaktualna i ustalić z nim prawidłową metodę badania.
8. Laboratorium nie podejmuje się realizacji zlecenia, jeśli nie może zapewnić jego prawidłowego wykonania. Laboratorium utrzymuje zapisy z wszelkich dodatkowych ustaleń z Klientem w tym dotyczących zmian lub uzupełnionych braków.
9. Laboratorium dokonuje stwierdzenia zgodności wyników na życzenie Klienta zgodnie z  wybraną przez niego zasadą.
10. Termin wykonania badania uzależniony jest od metody badawczej, może ulec zmianie w zależności od rodzaju i zakresu niezbędnych badań/analiz,  może być wskazany:

• w treści zlecenia;
• na stronie internetowej;
• przekazany Klientowi w inny sposób, np. telefonicznie lub mailowo.

IV. Przyjęcie próbek do badań

Próbki przyjmowane są w Punktach Obsługi Klienta w Katowicach:

próbki biologiczno-chemiczne od poniedziałku do piątku w godz. 7.30-15.00,

próbki mikrobiologiczne żywności od poniedziałku do środy w godz. 7.30-13.00.
 

1. Dostarczenie próbek do Pracowni Mikrobiologii Spożywczej należy każdorazowo wcześniej ustalić z Kierownikiem Pracowni.
2. W przypadkach szczególnych przyjęcie próbek do badań należy w każdym przypadku ustalić z Kierownikiem Pracowni.
3. Szczegóły dot. zleceń ustalane są każdorazowo w Punkcie Obsługi Klienta. 
4. Możliwe jest, po uprzednim uzgodnieniu z Kierownikiem Pracowni lub Kierownikiem Laboratorium, przyjęcie próbek przez portiera WIW.
5. Przyjęcie próbek do badań następuje po spełnieniu przez Klienta wymogów zawartych w obowiązujących Kryteriach przyjęcia próbek do badań oraz dostarczeniu uzupełnionych o wszystkie niezbędne informacje zleceń lub innych obowiązujących dokumentów wraz ze złożeniem na nich podpisu.

V. Odstąpienie od przyjęcia próbek

1. Jeżeli zlecenie zostało dostarczone i nie spełnia wymagań formalno-prawnych, próbki zostają zabezpieczone. Dalsze postepowanie zależy od ustaleń z Klientem. Tak przesłane próbki mogą być zutylizowane po 30 dniach od ich dostarczenia.
2. Jeżeli dostarczone próbki nie spełniają wymagań do przyjęcia, Klient otrzymuje informacje o nie przyjęciu próbek do badań.
3. Laboratorium może odstąpić od przyjęcia próbek do badań jeżeli:stan próbki uniemożliwia prawidłowe przeprowadzenie badań:

• (próbka niereprezentatywna, uszkodzona, nieprawidłowo oznakowana);
• próbka nie odpowiada wymogom norm, instrukcji określających wymogi dla procesów pobierania, transportu i badania próbek. Wymogi zawarte są
  w Kryteriach przyjęcia próbek do badań;
• zaangażowanie się Laboratorium  w realizację zlecenia mogłoby zachwiać zaufanie do niezależności ocen, bezstronności działań oraz rzetelności Laboratorium;
• Klient zalega z opłatami za wcześniej wykonane badania.

VI. Realizacja usługi

1. Przyjęte próbki są zabezpieczane przez Laboratorium w sposób zapewniający ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub zmianą właściwości.
2. Klient ma prawo uczestniczyć w badaniach laboratoryjnych w roli obserwatora według zasad ustalonych przez Kierownika Laboratorium, przy zapewnieniu poufności wobec innych Klientów. Wyjątek stanowią badania, gdzie ze względu na szczególny charakter warunków występujących w Laboratorium, w celu zachowania zasad i środków bezpieczeństwa biologicznego, Klient nie może w nich uczestniczyć.
3. Laboratorium nie zwraca próbek przyjętych do badań, również w przypadku rezygnacji z ich przeprowadzenia. W przypadku badań sekcyjnych, istnieje możliwość, za zgodą Klienta, przekazania zwłok do firmy kremacyjnej.
4. Laboratorium nie korzysta z zewnętrznych dostawców usług laboratoryjnych.

  Badania w ramach elastycznego zakresu akredytacji:

1. Aktualne „Listy akredytowanych działań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego” dostępne są na stronie internetowej Zakładu Higieny Weterynaryjnej w Katowicach.
2. Jeżeli Laboratorium stwierdzi brak możliwości wykonania badań zgodnie
   z obowiązującą „Listą akredytowanych działań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego” lub w sytuacji kiedy zlecone badanie przez Klienta nie znajduje się na „Liście akredytowanych działań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego”, Klient może wykonać badania w ramach elastycznego zakresu akredytacji, jednak dopiero w momencie, kiedy Laboratorium potwierdzi swoje kompetencje techniczne, które zagwarantują ważność wyników badań i zezwolą na  umieszczenie metody na Liście. W sytuacji podjęcia powyższych działań przez Laboratorium czas oczekiwania na wynik może zostać wydłużony, oraz cena badania może ulec zmianie. W takim przypadku, pomimo podjętych działań związanych z rozszerzeniem badań w ramach elastycznego zakresu akredytacji, Laboratorium nie będzie miało możliwości wydania wiarygodnych wyników badań powołując się na akredytację, co skutkuje dodatkowymi uzgodnienia pomiędzy Klientem, a Laboratorium.

VII. Sprawozdania z badań

1. Autoryzowane są wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.
2. Wystawiane są za pomocą programów CELAB i vLab.
3. Wysyłane są do Klienta w formie:

• wskazanej przez niego na zleceniu po otrzymaniu wpłaty za fakturę;
• dostępnymi systemami (np.eDoręczenia,  ePUAP, VetLink).

4. Wyniki badań odnoszą się do otrzymanych i badanych próbek, Laboratorium nie prowadzi oceny wyników zamieszczonych na sprawozdaniach z badań.
5. Sprawozdania z badań zawierają dane otrzymane od Klienta, jak i wyniki oraz niezbędne informacje wymagane do przeprowadzenia analizy tego wyniku.
6. Tam gdzie to konieczne, lub na życzenie Klienta, sprawozdania z badań przedstawiane są wraz z oszacowaną niepewnością.
7. Wydanie sprawozdania z badań następuje po opłaceniu przez Klienta faktury za badanie.
8. Przesłanie sprawozdań oraz faktury następuje drogą wskazaną przez Klienta na zleceniu.
9. Wynik badania może być nieprzydatny do oceny w obszarze regulowanym prawnie, jeżeli badanie wykonywane jest metodą inną niż wskazuje przepis prawny.

VIII. Płatności

1. Cena za badanie usługowe jest zgodna z obowiązującym cennikiem  dostępnym na stronie internetowej www.katowice.wiw.gov.pl.
2. Cena za badania urzędowe jest zgodna z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie opłat za czynności wykonane przez Inspekcję Weterynaryjną.
3. Płatności za badania można dokonać:

• kartą płatniczą w dniu dostarczenia próbek do Laboratorium;
• przelewem po otrzymaniu faktury drogą wskazaną przez Klienta na zleceniu.

4. Faktura wystawiana jest z dniem wystawienia Sprawozdania z badań przez Laboratorium.
5. W przypadku nieterminowej zapłaty Inspektorat naliczy Klientowi rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w wysokości zgodnej
   z obowiązującym prawem.
6. W razie stwierdzenia wyniku badania innego niż zgodny lub ujemny, obowiązujące przepisy prawa mogą nakazywać przeprowadzenie badań potwierdzających w innym Laboratorium, co spowoduje konieczność pokrycia kosztów tego badania przez Klienta zgodnie z cennikiem właściwego Laboratorium.

IX. Postanowienia końcowe

1. Klientowi przysługuje prawo do złożenia skargi w trybie określonym w KPA.
2. Informacje o przyjmowaniu i załatwianiu skarg i wniosków dostępne są na tablicy ogłoszeń Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii oraz stronie internetowej.
3. Klientowi przysługuje prawo wglądu do przekazanych danych oraz ich sprostowania.
4. Laboratorium zwraca się z prośbą o wypełnienie ankiety satysfakcji Klienta dostępnej na stronie internetowej lub w Punkcie Obsługi Klienta.