Zgodnie z art. 6 ust.1 punkt 3 lit. d ustawy z dnia 6 września 2001r o dostępie do  informacji publicznej (Dz. U. Nr 112  poz. 1198 z późniejszymi zmianami), udostępnieniu podlega, między innymi, informacja o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw przez Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii w Katowicach działającego przy pomocy Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Katowicach.

1. Pod pojęciem „sposób przyjmowania spraw” należy rozumieć procedury uzyskiwania oraz rejestrowania korespondencji, w tym także wniosków  (bez względu na formę ich przekazania) mających na celu wszczęcie postępowania lub istotnych, bądź pomocnych, do przeprowadzenie tego postępowania.

2. Zgodnie z  § 4 ust. 2 pkt 2  Rozporządzenia  Ministra  Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161 poz. 1109 z późniejszymi zmianami), czynności kancelaryjne w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Katowicach wykonuje Sekretariat Śląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii.

- Przyjmując przesyłki przekazane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, Sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania, zaś stwierdzając uszkodzenia, sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu bądź na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

- Na żądanie osoby składającej osobiście pismo Sekretariat potwierdza otrzy manie tego pisma.

- Otrzymywaną korespondencję Sekretariat wpisuje do rejestrów poczty przychodzącej  (przesyłek  zwykłych,  poleconych,  faksów,  e-maili) i przekazuje Śląskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii lub jego Zastępcy celem wydania stosownych dyspozycji co do  sposobu załatwienia sprawy.

- Zwróconą korespondencję Sekretariat rozdziela zgodnie z dyspozycją przekazując ją, za potwierdzeniem odbioru, określonym zespołom, stanowiskom pracy bądź pracownikom, celem załatwienia.

- Sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności (§25 Instrukcji), stosując formę odręczną (nie wymagające odpowiedzi albo przekazane do wiadomości), pisemną lub inną (na formularzach, drukach  itp.).

- Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.

- Po załatwieniu sprawy korespondencja jest przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: przesyłką listową (np.: listem zwykłym, poleconym, priorytetem lub za potwierdzeniem odbioru), faksem lub pocztą elektroniczną

- Sekretariat sprawdza czy pisma przeznaczone do wysyłki są podpisane, zawierają wyspecyfikowane załączniki i są opatrzone stosownymi pieczątkami lub pieczęcią urzędową (jeżeli tego wymagają przepisy). Rejestruje je w rejestrach poczty wychodzącej (listy zwykłe, polecone, za potwierdzeniem odbioru, faksy, e-maile itp.) i dokonuje wysyłki zgodnie z dyspozycją osób załatwiających sprawy.

Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii (ŚlWLW) działający przy pomocy Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii (WIW) w Katowicach przyjmuje także sprawy do załatwienia w trybie określonym w ustawie z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania  administracyjnego (zwanej dalej „Kpa”, Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 z późniejszymi zmianami).

- Zgodnie z art. 19 i 20 Kpa ŚlWLW (organ) przestrzega z urzędu swojej właściwości rzeczowej i miejscowej. Właściwość rzeczową określają przepisy wymienione w §2 Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu  Weterynarii w Katowicach zatwierdzonego przez Wojewodę Śląskiego dnia 28 czerwca 2004 roku.

- Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą faksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Podanie winno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego zaś protokół przez pracownika, który go sporządził. Na żądanie wnoszącego podanie, WIW  potwierdza otrzymanie tego dokumentu (art. 63 Kpa).

- Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpatrzenia (art. 64 §1. Kpa).

- Jeżeli ŚlWLW, do którego wniesiono podanie, nie jest właściwy w sprawie,  niezwłocznie przekazuje je organowi właściwemu, zawiadamiając o tym wnoszącego podanie (art. 65 § 1 Kpa), natomiast jeżeli na podstawie podanych danych nie można ustalić organu właściwego zwraca je wnoszącemu (art. 66 § 3 Kpa).

- Sprawa wniesiona do ŚlWLW lub do WIW,  w zależności od jej charakteru (np.: podanie o wszczęcie postępowania administracyjnego, skarga, wniosek, żądanie informacji, podanie o wydanie zaświadczenia), załatwiana jest w trybie określonym przepisami Kpa  i może się zakończyć wydaniem decyzji administracyjnej, postanowienia, zaświadczenia; informacji ustnej lub pisemnej, bądź odpowiedzi na skargę lub wniosek. Załatwienie sprawy może zakończyć również udzielenie odpowiedzi na interpelację lub zapytanie posła bądź senatora.

Pod pojęciem „załatwienia sprawy” należy rozumieć tok czynności mających na celu rozpatrzenie i rozstrzygnięcie danej sprawy.

- Sprawy powinny być załatwione bez zbędnej zwłoki, pod warunkiem przedstawienia przez zainteresowaną osobę (stronę)  odpowiednich dokumentów, a także gdy urząd (Wojewódzki Inspektorat Weterynarii) posiada wszelkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji czy też wyjaśnień (art. 35 § 1 i 2 Kpa).

- Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania (art. 35 § 3 Kpa).

- Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia wydanego przez organ I instancji do organu II instancji ( Śląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii  jest organem II instancji w rozumieniu Kpa w stosunku do decyzji bądź postanowień wydanych przez Powiatowych Lekarzy Weterynarii) sprawa powinna zostać rozstrzygnięta w ciągu jednego miesiąca (art. 35 §3 Kpa).

- Do terminów określonych wyżej nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony lub z przyczyn niezależnych od organu (art. 35 § 5 Kpa).

- O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w wyżej określonych terminach organ obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 36 Kpa).
Przedstawione dokumenty w sprawie muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych lub sfałszowanych dokumentów jest poważnym przestępstwem,  zagrożonym surowymi karami  (art. 270 - 273 oraz 275 i 276 Kodeksu karnego).

- Odwołanie od decyzji organu I instancji wnosi się do organu II instancji w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję (art. 129 Kpa).

Nad działalnością administracji publicznej kontrolę sprawują sądy administracyjne, które zgodnie z ustawą z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 z późn. zm.)  orzekają  miedzy innymi w sprawach skarg ( art. 3 ustawy) na :

Zagadnienia skarg, ich wnoszenia, osób uprawnionych do ich wniesienia, obowiązujące terminy na wniesienie skargi i inne,  szczegółowo określa rozdział 2 wyżej wymienionej ustawy.
Skargę do sądu administracyjnego wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54. § 1.).
Osoba uprawniona do wniesienia skargi (strona) ma trzydzieści dni (od dnia uzyskania wiadomości o decyzji) na jej złożenie ( art. 53 § 1 i 2.).

Poniżej wykaz osób odpowiedzialnych w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Katowicach za udzielanie informacji o stanie przyjmowania spraw oraz kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania:

Zespół do spraw zdrowia zwierząt i zwalczania chorób zakaźnych zwierząt, higieny materiału biologicznego i ochrony zwierząt, w skład którego wchodzą :

Zespół do spraw higieny środków spożywczych pochodzenia zwierzęcego, środków żywienia zwierząt oraz nadzoru nad ubocznymi produktami zwierzęcymi  i  nadzoru  farmaceutycznego, w skład którego wchodzą :

Zakład Higieny Weterynaryjnej,

Zespół  do  Spraw  Finansowo - Księgowych,

Zespół do  Spraw  Obsługi Prawnej,

Zespół  do  Spraw  Administracyjno – Gospodarczych i Zaopatrzenia oraz Informatyki,

Stanowisko  Pracy  do  Spraw  Pracowniczych,

Stanowisko   Pracy   do   Spraw   Bezpieczeństwa   i   Higieny  Pracy,  

Przeciwpożarowych   oraz   Obrony   Cywilnej,           

Pełnomocnik  do  Spraw  Ochrony  Informacji  Niejawnych,

Sekretariat  Wojewódzkiego  Lekarza  Weterynarii.